En bref. Pionarius choisit l’outil d’IA après avoir défini les besoins, jamais avant. Le choix suit un ordre précis : la suite bureautique déjà en place (Microsoft 365 ou Google Workspace), les cas d’usage prioritaires, les données et leur hébergement, l’intégration au CRM et à l’ERP, puis le coût total selon le nombre d’utilisateurs. Pionarius ne vend aucune licence : la recommandation est indépendante des éditeurs.
Partir du besoin, pas de l’outil
La CNIL et France Num le recommandent dans leurs fiches destinées aux entreprises : définir d’abord le besoin, puis comparer les outils. C’est aussi notre méthode. Un outil choisi avant la priorisation des cas d’usage finit souvent sous-utilisé, avec des licences payées pour des collaborateurs qui ne s’en servent pas.
Question 1 : quelle suite utilisez-vous déjà ?
Vous travaillez avec Microsoft 365
Microsoft propose deux niveaux. Copilot Chat, disponible pour les comptes professionnels, permet de dialoguer avec l’IA dans un cadre protégé. Microsoft 365 Copilot, sous licence, travaille directement dans Word, Excel, Outlook, Teams et PowerPoint, sur les documents auxquels l’utilisateur a accès. En octobre 2026, la page officielle de Microsoft France affiche le module Copilot Business à 15,60 € HT par utilisateur et par mois en paiement annuel (au lieu de 18,20 €), et à 21,84 € HT en paiement mensuel. Vérifiez le tarif au moment de l’achat : il évolue souvent.
Vous travaillez avec Google Workspace
Gemini est intégré à Gmail, Docs, Sheets et Meet selon l’édition de Workspace. Les fonctions sont limitées dans l’édition Starter et complètes à partir de l’édition Standard. Les prix varient selon l’édition et l’engagement : nous les vérifions sur la page officielle au moment de la recommandation.
Vous n’avez pas de suite unifiée
Les offres entreprise des assistants généralistes (ChatGPT, Claude, Mistral Le Chat) sont alors à comparer, sur leurs garanties de non-réutilisation des données, leur hébergement et leurs connecteurs.
Question 2 : où vont vos données ?
- Les données saisies servent-elles à entraîner les modèles ? Dans les offres entreprise, la réponse contractuelle est en général non. Dans les versions gratuites grand public, elle peut être oui.
- Où sont-elles hébergées ? Dans l’Union européenne, aux États-Unis, avec quelles garanties ?
- Qui y a accès dans votre organisation ?
Ce dernier point est souvent oublié. Microsoft 365 Copilot voit tout ce que l’utilisateur peut voir. Si des dossiers SharePoint ou OneDrive sont partagés trop largement, Copilot peut faire remonter un document confidentiel à quelqu’un qui n’aurait jamais dû le trouver. Avant tout déploiement, nous faisons vérifier les droits d’accès. Le même contrôle s’applique aux partages Google Drive.
Question 3 : l’IA de votre CRM ou de votre ERP suffit-elle ?
Salesforce, HubSpot, Sage, Odoo et la plupart des logiciels métier intègrent désormais leurs propres fonctions d’IA. Pour un cas précis (résumer un historique client, préparer une relance, classer des pièces comptables), l’IA intégrée au logiciel métier est souvent plus efficace qu’un assistant généraliste, car elle travaille directement sur les bonnes données. Pour un cas transversal (rédaction, synthèse, recherche dans des documents variés), l’assistant de la suite bureautique est plus adapté. La bonne réponse combine souvent les deux.
Question 4 : combien cela coûte-t-il vraiment ?
Le coût total ne se limite pas aux licences :
- les licences, pour le nombre d’utilisateurs qui en ont un usage régulier, pas pour tout le monde ;
- la mise en place : droits d’accès, configuration, connecteurs ;
- la formation, sans laquelle l’adoption reste faible ;
- le suivi : mesure des usages et des gains.
Notre recommandation habituelle : attribuer les licences par vagues, en commençant par les équipes concernées par les cas prioritaires, puis élargir selon l’usage réellement mesuré.
La liste à vérifier avant d’acheter
- Les cas d’usage prioritaires sont définis et mesurés.
- Les droits d’accès aux fichiers partagés ont été revus.
- Les conditions contractuelles sur les données ont été lues.
- Un premier groupe pilote est identifié, avec un responsable.
- La formation est prévue avant ou au moment de l’ouverture des licences.
- Les règles d’usage sont écrites dans une charte.
Questions fréquentes
Copilot ou Gemini : lequel choisir ?
En règle générale, celui de la suite que vos équipes utilisent déjà. Changer de suite bureautique pour un assistant d’IA se justifie rarement.
Faut-il une licence pour chaque salarié ?
Non. Les licences payantes se justifient pour les utilisateurs réguliers des cas prioritaires. Les autres peuvent commencer avec les fonctions incluses dans leur abonnement.
Peut-on utiliser ChatGPT Enterprise ou Claude à la place ?
Oui, si vos besoins sont surtout rédactionnels ou analytiques et que les garanties sur les données vous conviennent. L’intégration à vos fichiers et à votre messagerie sera en revanche moins directe.
Passer à l’action
Le choix des outils est la cinquième étape de notre audit IA, avant le plan d’implémentation. Pionarius ne vend aucune licence. Pour une recommandation fondée sur vos besoins, contactez-nous.
Sources
- Microsoft France, « Microsoft 365 Copilot Business », consultée en octobre 2026 : microsoft.com
- Google Workspace, tarifs, consultée en octobre 2026 : workspace.google.com
- CNIL et France Num, « Utiliser l’IA générative dans les TPE et PME », fiche n° 3, 2025 : cnil.fr
