| Chiffre clé | Ce qu’il mesure | Statut |
|---|---|---|
| Jusqu’à 90 | stagiaires par mois à retirer des campagnes de prospection, auparavant un par un | Déclaré par le client |
| Environ 2 heures | gagnées à chaque entrée en formation, selon nos estimations | Estimé |
| 4 profils | de poste accompagnés : commercial et communication, administratif et facturation, coordination et financements, direction | Mesuré |
| Client | Un organisme de formation d’un métier du bâtiment |
|---|---|
| Secteur | Formation professionnelle |
| Périmètre | Audit des usages, automatisation (Make et Brevo) et formation d’une équipe de 4 personnes |
| Durée | 5 journées en mai 2026 |
L’essentiel
Votre équipe perd du temps sur des tâches répétitives qu’aucun outil ne prend en charge, et vos stagiaires continuent de recevoir des relances commerciales qui ne les concernent plus. En cinq journées, l’audit a identifié ces tâches et un flux automatique a été construit et testé avec l’équipe. Vous pouvez en attendre un processus clair pour chaque poste et une automatisation que vos équipes savent contrôler et corriger.
Le défi
Chaque stagiaire entré en formation devait être retiré à la main des campagnes de prospection automatiques, faute de quoi il recevait encore des relances commerciales. Selon l’organisme, cela concernait jusqu’à 90 stagiaires par mois.
Les campagnes d’appels étaient, elles aussi, préparées par une sélection manuelle dans un tableur.
L’approche
Nous avons commencé par les usages réels : pour chacun des 4 profils de poste, les tâches quotidiennes, les points de friction et les limites à respecter, notamment sur les données des stagiaires et des financeurs. L’assistant d’IA de l’équipe a ensuite été configuré avec le contexte de l’organisme.
Deux flux ont été construits et testés en séance :
- un scénario Make qui lit une feuille de suivi validée par l’équipe et retire les contacts concernés de la liste Brevo, en notant le statut et la date du traitement ;
- une préparation des campagnes d’appels par Claude à partir de l’export du logiciel métier, avec contrôle des doublons.
Une méthode de tri des dossiers en 10 minutes par jour complète le dispositif. La règle posée dès la première séance : l’IA prépare, une personne de l’équipe valide.
Objectifs de la mission
- Cartographier les usages possibles de l’IA pour chaque poste.
- Supprimer le retrait manuel des stagiaires des campagnes de prospection.
- Fiabiliser la préparation des campagnes d’appels.
- Former l’équipe à contrôler et corriger elle-même les automatisations.
Les résultats
- Flux de retrait automatique testé avec succès en séance le 27 mai 2026. Mesuré (test) ; la mise en production reste à attester.
- Environ 2 heures gagnées à chaque entrée en formation, selon nos estimations faites en séance. Estimé.
- Préparation des campagnes d’appels à partir de l’export du logiciel métier : test concluant, sans mesure de temps à ce jour.
- Une mesure de référence sur quatre semaines est prévue pour transformer l’estimation en chiffre mesuré.
Durée
5 journées, avec des séances les 18, 20, 26 et 27 mai 2026.
Rythme
Deux séances par semaine pendant deux semaines, chacune suivie d’un rapport écrit.
Livrables
- Rapport écrit après chaque séance.
- Rapport d’audit data et IA, en version anonymisée.
- Scénario Make de retrait des contacts, documenté.
- Processus par profil de poste.
Questions fréquentes
Faut-il savoir coder pour maintenir ce type d’automatisation ?
Non. Le flux repose sur Make et sur une feuille de suivi que l’équipe remplit et valide. Les automatisations sont choisies pour que vos équipes puissent les comprendre et les corriger sans développeur.
Pourquoi le gain de temps est-il présenté comme une estimation ?
Parce qu’il a été évalué en séance, sans relevé chronométré. Nous ne publions comme mesuré que ce qui a été relevé ; une mesure de référence sur quatre semaines est prévue pour cela.
Que deviennent les données des stagiaires ?
Elles restent dans les outils déjà utilisés par l’organisme. La règle posée dès la première séance : aucune décision commerciale, administrative ou financière n’est prise par l’IA seule, et chaque liste est validée par l’équipe avant traitement.
Un enjeu proche du vôtre ? Une tâche répétitive occupe votre équipe chaque semaine ? Parlons-en, ou découvrez notre accompagnement en implémentation de l’IA.
