En bref. Dans un organisme de formation, l’IA fait gagner du temps sur deux fronts : la gestion (inscriptions, relances, campagnes, documents administratifs) et la pédagogie (supports, exercices, évaluations). Les gains viennent souvent de petites automatisations bien contrôlées plutôt que de grands projets. Un organisme de formation d’un métier du bâtiment l’a vérifié sur un problème très concret : retirer de ses campagnes commerciales les stagiaires déjà inscrits.
Quelles tâches d’un organisme de formation l’IA peut-elle alléger ?
Côté gestion
- Inscriptions : lire les formulaires, compléter les fiches stagiaires, signaler les pièces manquantes.
- Campagnes : préparer les listes d’envoi à partir de l’export de votre logiciel métier, avec contrôle des doublons et des numéros.
- Relances : rédiger les relances de prospects, de stagiaires et de financeurs à partir de vos modèles.
- Documents administratifs : conventions, convocations, attestations, préparés à partir de vos trames.
Côté pédagogie
- Supports : transformer un contenu existant en fiche pratique, en diaporama ou en résumé pour les apprenants.
- Exercices : créer des cas pratiques et des questionnaires à partir de vos objectifs pédagogiques.
- Adaptation : décliner un même contenu pour des niveaux différents dans un groupe hétérogène.
Le formateur reste l’auteur : il relit, corrige et valide chaque support avant de le remettre.
Que s’est-il passé dans un organisme de formation du bâtiment ?
Nous avons accompagné un organisme de formation professionnelle d’un métier technique du bâtiment, avec une petite équipe répartie entre le commercial, l’administratif, la coordination des financements et la direction.
Avant. Chaque stagiaire entré en formation devait être retiré à la main, un par un, des campagnes de prospection automatiques. Sans ce retrait, il continuait à recevoir des relances commerciales pour une formation qu’il suivait déjà. Les campagnes vocales se préparaient aussi par une sélection manuelle dans Excel.
Après. Un scénario Make lit une feuille Google Sheets validée par l’équipe, retire les contacts concernés de la liste Brevo, puis inscrit le statut et la date du traitement. Le flux a été testé avec succès en séance. Les campagnes vocales se préparent désormais avec Claude à partir de l’export du logiciel métier, avec contrôle des doublons et des numéros. Ce second test a aussi été concluant.
Le gain. Selon nos estimations, environ 2 heures gagnées à chaque entrée en formation. Ce chiffre a été avancé en séance ; il n’a pas encore été mesuré en production. Le contrôle reste humain : c’est l’équipe qui valide la feuille avant que le flux ne s’exécute.
Ce cas montre une chose utile pour vous : le premier gain ne vient pas forcément de la pédagogie, mais d’une tâche de gestion répétitive que personne n’a le temps d’automatiser.
Le détail de cette mission : notre cas client dans un organisme de formation du bâtiment.
Quel cadre s’applique aux organismes de formation ?
Le règlement européen sur l’IA
Depuis le 2 février 2025, le règlement européen sur l’IA impose l’obligation de maîtrise de l’IA : toute organisation qui utilise l’IA doit veiller à ce que son personnel ait un niveau suffisant de compétences. Le texte classe aussi l’éducation et la formation professionnelle parmi les domaines à haut risque, notamment pour l’admission et l’évaluation des apprenants. Selon la Commission européenne, ces règles sur le haut risque s’appliqueront à partir du 2 décembre 2027. Si vous utilisez l’IA pour noter, sélectionner ou orienter des stagiaires, préparez-vous dès maintenant.
Les données des stagiaires
Les fiches stagiaires contiennent des données personnelles. La CNIL recommande de fixer les usages permis et interdits, de vérifier si le fournisseur réutilise les données saisies, de former les utilisateurs et d’associer le délégué à la protection des données dès le départ.
Le débat dans la profession
En janvier 2025, Centre Inffo rapportait les propositions du think tank Compétences++ : adapter les politiques publiques de formation à l’IA, examiner son effet sur le cadre juridique des organismes de formation, et encourager un label volontaire pour les organismes qui l’utilisent. Le sujet de la conformité pédagogique n’est donc pas tranché, et la traçabilité de vos usages vous protège.
Comment démarrer sans désorganiser votre équipe ?
- Listez les tâches répétitives de chaque poste : inscription, relance, campagne, convention, support.
- Mesurez le temps de référence d’une ou deux tâches avant d’automatiser quoi que ce soit.
- Commencez par un flux simple, avec une validation humaine avant exécution.
- Formez toute l’équipe, pas seulement la personne à l’aise avec le numérique.
- Écrivez vos règles d’usage et gardez la trace de ce qui est produit avec l’IA.
Questions fréquentes
Faut-il un logiciel spécial pour automatiser les inscriptions ?
Pas forcément. Des outils comme Make, Google Sheets et Brevo, que vous utilisez peut-être déjà, suffisent souvent pour construire un premier flux, à condition de prévoir une étape de validation par l’équipe.
Un formateur peut-il créer ses supports avec l’IA ?
Oui, comme point de départ. Le formateur reste responsable du contenu : il vérifie l’exactitude, l’adéquation aux objectifs pédagogiques et le respect des droits sur les sources utilisées.
L’IA peut-elle évaluer les stagiaires ?
Elle peut aider à préparer des questionnaires. Pour la notation ou la sélection, le règlement européen sur l’IA classe ces usages parmi les usages à haut risque : la décision doit rester humaine et documentée.
Passer à l’action
- Vous voulez repérer les tâches de gestion et de pédagogie à confier à l’IA : l’audit IA.
- Vous voulez des flux connectés à Make, Brevo et vos logiciels : l’implémentation IA.
- Vous voulez former votre équipe administrative ou vos formateurs sur leurs propres dossiers : la formation Inside.
- Vous voulez en parler d’abord : demandez votre diagnostic IA gratuit.
Sources
- Commission européenne, « AI Act », page Regulatory framework for AI, calendrier d’application, consultée le 2 novembre 2026 : https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/regulatory-framework-ai
- CNIL, « Comment déployer une IA générative ? La CNIL apporte de premières précisions », 18 juillet 2024 : https://cnil.fr/fr/node/165993
- Centre Inffo, « Comment intégrer l’impact de l’IA sur la formation professionnelle ? », 22 janvier 2025 : https://www.centre-inffo.fr/?p=488199
